Bilinen Birçok Dijital Çözüm ve Yönetim Sistemi, Teknoloji Tarihinin Epey Arka Sayfalarında Kaldı. Artık Her Gün Daha Da Dijitalleşen Dünyada İnanılmaz Bir Teknoloji Yarışına Tanıklık Ediyoruz. İworkbetter’dan Emin Caner İle Yaptığımız Röportajda; İş Hayatınızda Çoğu Zaman Karmaşık Olabilen Koşulları, Dijital Yani Teknolojik Yöntemlerle Çözen Programları Hakkında Bir Röportaj Gerçekleştirdik.
Dijital Dönüşüm… Son zamanlarda sıkça duyuyoruz. Bir dijital dönüşüm ürününün yatırımcısı olarak size de sormak isteriz.
Nedir bu dijital dönüşüm?
-Bu kapsamlı bir konu. Ben size şirketlerdeki dönüşümden bahsedeyim. Dijital dönüşüm, teknoloji dönüşümü değil iş yapma şeklinin dönüşümüdür. Bilinen klasik yöntemlerden sıyrılıp hayatımızın birçok alanındaki, iş ve süreçlerimizi dijital yenilik ve çözümlerle yönetmek diyebilirim. İhtiyaç oldukça dizayn edilmiş yönetim uygulamalarının yerine izlenebilir, yönetilebilir, uygulanabilir bir yöntem.
Geliştirmiş olduğunuz ‘’Yeni Nesil Şirket Yönetimi’’ olarak nitelendirdiğiniz ürününüz iWorkBetter dijital dönüşümün en iyi örneklerinden. Sizin de bir dijital dönüşüm hikayeniz var ki iWorkBetter’ı yarattınız.
Bu ürünün arkasında nasıl bir hikaye var, bu fikir nasıl doğdu?
Aslında ihtiyaçtan doğdu. Şirket olarak bize ne yaptığımızı ve nasıl yaptığımızı anında gösterebilecek yazılım arayışına girdik ve piyasada gördük ki, herkesin odaklandığı tek bir nokta vardı, o da muhasebe kayıtları ve bunun takibi. Halbuki iş esas muhasebeye gelene kadar olan bölümdü. Süreçler doğru çalışmalı ki, zaman kaybı minimum olmalıydı, bilgi akışı maksimum olmalı ki şirket doğru yönetilmeliydi. Yalnız siparişler değil, satışlar değil, bu noktaya gelene kadar ki iş akışı önemli idi ve iş alındıktan sonraki süreçlerin doğru ve hızlı takibi başarıya götürecekti. İşte bunları hayal ederek yola çıktık ve sonunda zoru başardık, şirket içindeki bütün süreçleri bir çatı altında toplamayı başardık. Ve bunu yeni nesil teknolojiler ile başardık.
iWorkBetter işletmelere hangi konularda çözümler sunuyor?
iWorkBetter, bütün firmaların yürütmüş olduğu faaliyetlerin kapsamına uygun sürdürülebilir bir sistemdir. Birkaç kişilik ekiplerden binlerce çalışanı olan kurumlara kadar her türlü işletmeye uygun olarak geliştirilmiştir.
ERP, Proje Yönetimi ve CRM’in birbiri ile entegre çalıştığı, modüler bir yapısı olan, modüllerin ise birbiri ile bütünleşik olarak çalıştığı, satış öncesi süreçten başlayıp faturalandırma kısmına kadar geniş bir yelpazede çözümler sunan, miktarsal ve rakamsal yönetim ile sözel alanların yönetimini de yapan web tabanlı komple bir iş yönetim platformudur.
Ofis Yönetimi, CRM, Satış-Sipariş, Stok Yönetimi, Proje Yönetimi, Servis, Bakım-Onarım, İnsan Kaynakları, Dokümantasyon, Finans ve Ön Muhasebe Yönetiminin de bulunduğu, farklı modüllerden oluşuyor. Tabi ki bunlarla sınırlı değil. Yani kısaca bilinen, birbirinden farklı ve tek tek çözümler sunan diğer ERP yazılımlarının bütün halidir.
iWorkBetter şirket yöneticilerine ve çalışanlarına ne gibi katkılarda bulunuyor?
Genelde farkında olunmayan ya da dikkat edilmeyen en büyük maliyet kalemi olan zaman maliyetinden büyük ölçüde tasarruf etme fırsatı tanıyor. Belli bir disiplin altında çalışmayı ve şirketlerin kendi disiplinlerini, çalışma süreçlerini oluşturup, bu düzende süreçleri ilerletebilmelerini sağlıyor. Şirket yöneticileri, sistemi doğru kullandığı takdirde ileriye dönük planlama ve gerekirse önlemleri alabiliyor. Ürün web tabanlı olduğu için istenen bilgilere ulaşım her yerden olabiliyor. Bu da iş paylaşımını ve takibini kolaylaştırıyor.
Bütün verilerin sistemde olması nedeni ile karar alma sürecinde farklı departmanlardan veriler bekleyip sonra karar verme yerine ihtiyaç duyulduğunda verilere erişme ve karar almayı sağlıyor.
iWorkBetter’ın piyasadaki diğer yazılımlardan farkı nedir?
En büyük farkı komple şirket yönetimi bazında baktığımızda yerli bir yazılım. Orta ve daha büyük ölçekteki işletme ve kurumların tüm ERP, proje yönetimi, CRM, Servis ve iş süreçleri yönetimi ile ilgili ihtiyaçlarını karşılayan bir yazılım. Teknolojisi ve firmaların tercihlerine özgü esnek yapısı, klasik yazılımlardaki zorlayıcı kullanım yapısı yerine çok daha büyük bir verimlilik sağlıyor.
Elbette her modülümüz için üretilmiş başka uygulamalar, farklı farklı yazılımlar olarak karşımıza çıkıyor. İşletmelerde birbirinden bağımsız entegre edilmiş bu uygulamalar kullanılıyor. Bunlar zaman içerisinde entegrasyonlardaki yönetim zorlukları, çalışanların kullanım zorlukları olarak karşımıza çıkıyor.
iWorkBetter ise kendi içinde barındırdığı modüller ile bu sorunların önüne geçiyor. Üstelik yabancı menşeili ürünlere göre eğitim süresi daha az sürüyor ve kullanıma geçiş kısa bir sürede mümkün oluyor. Bu maliyetin de diğer ürünlerden daha uygun olmasını sağlıyor. Teknik avantajların yanı sıra bazı kamu kurumlarının da tercihi bu noktada iWorkBetter oldu.
iWorkBetter ciddi bir yatırımla bu günlere geldi ve bu yol epey meşakkatli bir yol olmuş olsa gerek. İlk yola çıktığınız güne ve bugüne baktığınızda, şuanda iWorkBetter’ı nerede görüyorsunuz?
Yola ilk çıktığımızda küçük ve orta ölçekli firmaları hedeflemiştik, fakat bugün geldiğimiz noktada üretimi hariç tutarsak, servis ve emek yoğun çalışan şirketlerin yönetimi konularında dünya devleri ile teknik ve verimlilik anlamında yarışır duruma geldik ve hatta alt yapı olarak daha esnek ve kuvvetli olduğumuz söylenebilir. Bunu da mevcut projelerimizin büyük devlet kurumlarında ki başarılı uygulaması ile görüyoruz.
iWorkBetter’ın alt yapısı ile ilgili biraz teknik bilgi verebilir misiniz?
iWorkBetter, java tabanlı bir web uygulamasıdır. Dolayısı ile her işletim sistemi üzerinde çalışabilir. Veritabanı olarak Oracle kullanılmaktadır. Kolay kullanım sağlayan arayüzü ile birlikte; e-posta, ajanda, sms, doküman yönetimi gibi uygulamaları da kendi içerisinde barındırmakta ve başka programlara olan ihtiyacı ortadan kaldırmaktadır. Ekranları müşteri kendi isteğine göre özelleştirebilmekte, gönderilecek sms, e-postalar için şablonlar tanımlayabilmekte, herhangi bir işlemle ilgili e-posta, sms gönderebilmekte, alarm tanımlayarak yapılacak işlerin unutulmasının önüne geçilebilmektedir. Ayrıca dönüşüm özelliği sayesinde kayıtları birbirine dönüştürebilmektedir. Örneğin gelen e-posta’yı göreve dönüştürebilirsiniz. Tüm bu işlemleri yaparken etkili bir yetkilendirme ve onay altyapısı ile veri güvenliği sağlanmaktadır.
iWorkBetter’ın gelecekteki hedefleri nelerdir?
Rahmetli Sabancı’nın dediği gibi “çalışmak, çalışmak, çalışmak” ve ek olarak” kendimizi daha da geliştirmek, geliştirmek geliştirmek”. Fakat en önemlisi tamamen yerli mühendisler tarafından geliştirilmekte olan yazılımımızı ve alt yapısının (framework) kullanımını devletin kurumlarında yaygınlaştırmak ve yurt dışı kaynaklı yazılımlara ve mühendislere verilen harcanan paraların yurt içinde kalmasını sağlamak ve bir gün dünya pazarında söz sahibi olmak. Tabii ki bu ancak kendi ülkemizdeki kurumlarda kullanımı başlayarak ve çoğalarak olur. Bunun için hem kamu kurumlarımızın hem de özel sektör teşebbüslerinin yanımızda durması ve destekleyerek önümüzün açılması gerekir. TEİAŞ bünyesinde çok başarılı bir şekilde kullanılmaya başlandı, ümit ediyoruz bu diğer kurumlar da da dikkat çeker ve kullanılmaya başlar.
Bu tabloya baktığımız zaman sorumuzun cevabı aşikar fakat daha derin bir perspektifle sizden dinlemek isteriz. Bir firma da neden böyle bir sisteme geçmelidir?
Bu soruya bir kaç soru ile cevap verelim. Bir firma nasıl olurda sadece ve sadece muhasebe yazılımı kullanarak şirketteki süreçleri yönetebilir? Bir firma nasıl olurda minimum iş gücü ile maksimum verimi almadan başarılı ve karlı bir şirket olabilir? Bir firma her hangi bir bilgiye ulaşmak için birden fazla yazılım kullanarak zaman kaybını minimize etmeden nasıl karlı olabilir? Sormuş olduğumuz soruların cevaplarını arayan firmalar böyle bir sistem ile tanışmalıdır.
Bu tarz bir sisteme geçmek isteyen firmaların seçim aşamasında dikkat etmeleri gereken unsurlar mutlaka olmalı. Bu konuda tavsiyelerinizi alabilir miyiz?
Birinci grup; ERP ve Şirket Yönetim yazılımı arayışı içinde olanlar için:
• Satın alacağınız yazılımı iyi kurgulayıp sizi disiplinli çalışmaya zorlaması ve sizin de buna uymanız ve sonuna kadar bu disiplinden taviz vermemeniz lazım.
• Excel dahil şirket yönetimi için başka bir yazılıma ihtiyaç duymamanız lazım. Excel dünyanın en kuvvetli veri tablosu yazılımıdır, fakat çok büyük vakit kaybıdır, çünkü bu excel tablosuna gireceğiniz bilgiler zaten sistemde mevcut olmalı, excelin size vereceği raporu bir tuşla sistemden alabilmelisiniz. Örneğin çok fazla excel’e baş vurulan tablolar, ödeme planı oluşturmak, proje iş planı oluşturmak, teklif hazırlamak, satış raporu oluşturmak, sipariş formu oluşturmak gibi tabloları excel ile yapıyorsanız, bir şeyleri yanlış yaptığınıza emin olabilirsiniz.
• WEB tabanlı olması artık kaçınılmazdır. Hem her yerden bilgiye erişmenizi sağladığı gibi, makina (hardware) bağımlı olmazsınız.
• Kullanacağınız yazılım için firmanızda bilgisayar mühendisi ve sorumlusuna ihtiyaç duymamalısınız.
• Yazılımın kullanılması konusunda şirket içi dirençler olmamalı ve olmasına izin vermemelisiniz.
• Büyük serverlar yerine güvenilir bulut dünyasında bir server kiralamanız daha akılcıdır. Hem bilgilerin güvenliği, hem maliyet, hem de server a sürekli ulaşılabilirlik açısından gereklidir.
• Yazılımın kullanımı kolay olmalı ve sistemin genel yapısında ve bütün ekranlar/ modüllerde şirket içi dirençleri aza indirmeli. (Bu madde yazılım seçme kriteri değil gibi. Mutlaka değinilmesi gereken bir konu fakat başka bir yere yedirip buradan çıkarmayı öneriyorum)
• Mümkün olduğunca tek bir yapıda aynı dili konuşan aynı yazılım içerisinde, tüm şirketler için ortak bir platform seçmelisiniz.
• İkinci grup, Devlet kurumları:
Bir tek tavsiyemiz ve önerimiz olabilir, %100 yerli olan bizim framework ü görün, ve deneyin. Türk girişimine, Türk sermayesine ve Türk Mühendislerine güvenin.